BPM Prozessmanagement Best Practice

Best-Practice-Schritte für die Auswahl einer BPM-Suite

Wenn Sie die neueste, bestbewährte BPM-Suite-Technologie zu Ihrem vollen Vorteil nutzen möchten, müssen Sie sich zunächst mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen vertraut machen und anschließend sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen. Dieser Blog Post zeigt einen Ansatz für die Auswahl einer BPM-Suite auf – dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, den Marketing-Hype schnell hinter sich zu lassen, Ihre Bewertungszeiträume zu verkürzen und ein größeres Vertrauen in die von Ihnen ausgewählte Lösung zu setzen.

Obwohl Schnelligkeit bei der Entscheidungsfindung nicht der einzige Faktor ist, ist es dennoch wichtig, dass Sie das Auswahlverfahren nicht unnötig in die Länge ziehen, da Sie sonst erneut gegenüber den anderen Unternehmen, die bereits von den Vorteilen von BPM profitieren, zurückfallen.

Die fünf Best-Practice-Schritte

  1. Bestimmen Sie den für Ihr Prozessmanagement erforderlichen Umfang.
  2. Verstehen Sie, welches die essenziellen Punkte des BPM sind, und legen Sie anschließend fest, welche weiteren, erweiterten Eigenschaften Sie benötigen.
  3. Basierend auf dem, was Sie in Schritt 1 und 2 ermittelt haben, halten Sie nun Ihre Anforderungen und die Gewichtung Ihrer Prioritäten fest.
  4. Erstellen Sie eine engere Auswahlliste an Anbietern.
  5. Führen Sie Bewertungen von Anbietern und Machbarkeitsstudien durch.

Schritt 1: Legen Sie den Umfang Ihrer Bedürfnisse in Bezug auf das Prozessmanagement fest

Bestimmen Sie den für Ihr Prozessmanagement erforderlichen Umfang. Einige der Fragen, die in Schritt 1 beantwortet werden müssen, lauten wie folgt:

  • Welche sind die kritischen Prozesse?
  • Wie viele davon sind personenebezogen und wie viele systembezogen?
  • Wie lauten Ihre Anforderungen bezüglich der Skalierbarkeit im Hinblick auf die Anzahl an Prozessen, die Anzahl an Standorten und dem geografischen Einsatz?
  • Wie komplex ist Ihre IT-Infrastruktur? Mit welchen Plattformen müssen Sie zusammenarbeiten, um erfolgreich zu sein? Ist das Erreichen einer dienstleistungsorientierten Unternehmensstruktur Teil Ihrer Gesamtstrategie?
  • Welche sind Ihre kurz- und langfristigen Prozessanforderungen?

Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl Vertreter des geschäftlichen als auch des IT-bezogenen Bereiches Ihres Unternehmens in die Definition des Umfangs und der Bewertung der BPM-Suite sowie in den Auswahlprozess mit einbeziehen. Für den Erfolg eines BPM-Projekts sind sowohl die geschäftlichen Anwender als auch die IT-Leiter entscheidend; dementsprechend ist es wichtig, diese früh mit einzubeziehen.

Schritt 2: Verstehen Sie, was die essenziellen BPM-Eigenschaften gegenüber den erweiterten BPM-Eigenschaften sind

Um eine Erfolgssteigerung zu erzielen, gibt es bestimmte essenzielle Elemente, die in Ihrer BPM-Lösung enthalten sein müssen. Ohne diese Elemente wird Ihr Umsetzungsprozess höchstwahrscheinlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, sich komplizierter gestalten und weniger Vorteile mit sich bringen, als dies der Fall sein müsste – und unter Umständen sogar komplett scheitern. Eine BPM-Suite muss zuallererst in der Lage sein, sowohl Ihre personalbezogenen als auch Ihre systembasierten Prozesse anzusprechen, da diese für Ihr Unternehmen gleichermaßen entscheidend sind. Darüber hinaus umfassen die essenziellen Eigenschaften, die zu bewerten sind, die Fähigkeit:

  • Einen Prozess in einem grafischen Format zu entwerfen und zu modellieren, welches vom Eigentümer des Prozesses gewartet, und zum Zwecke der Prozessdurchführung leicht veröffentlicht werden kann. Unternehmensregeln, -formen und -rollen sind zum Zwecke einer leichteren Instandhaltung vom Prozessfluss zu trennen;
  • Einfache als auch komplexe Prozesse mit einer robusten und skalierbaren Process-Engine ausführen und verwalten
  • Online-Formulare erstellen die den Prozessfluss begleiten – Helfen um den Papieraufwand zu reduzieren
  • Dynamische Rollen innerhalb eines Unternehmens mit aufzunehmen und Inhalte und Performancekennzahlen automatisch anzupassen, um jeder Einzelperson einen eigenen, einzigartigen "Blickpunkt" in einen Prozess zu ermöglichen
  • Eine Übersicht für den einzelnen Benutzer über einen gesamten Prozess hinweg zur Verfügung zu stellen und die Zugänglichkeit durch verschiedene Portale zu gewährleisten – wie zum Beispiel SharePoint, Outlook, das Internet und mobile Geräte
  • Einen leichten Zugriff auf jene Inhalte zu gewähren, die die entsprechenden Personen benötigen, um während des Prozesses durchdachte Entscheidungen treffen und eine Historie für Compliance-Zwecke erstellen zu können, sowie diese Inhalte zu verwalten und zu kontrollieren
  • Die Prozessaktivität zu überwachen, eine sofortige Einsicht in den Prozessinhalt und -status zu erhalten und Berichte zu erstellen, um wiederum die Prozessoptimierung zu unterstützen
  • Den Einfluss von Prozessänderungen anhand von Live-Prozessdaten zu simulieren und Veränderungen oder Zusätze zu den Prozessabläufen, -rollen, und -formen in Echtzeit ermöglichen, sowie die Fähigkeit, schnell und unkompliziert neue Prozesse hinzuzufügen, ohne dass dies den Geschäftsbetrieb verlangsamt oder anderweitig beeinflusst
  • Auf unkomplizierte Art und Weise ein breites Spektrum an unterschiedlichen Anwendungen zu integrieren – .NET, Java und Legacy Frameworks – so dass Sie Ihre bestehende Infrastruktur wirksam einsetzen und die Vorteile, die Ihrem gesamten Unternehmen durch BPM entstehen, erweitern können;
  • Die neuesten Technologien, wie zum Beispiel Online-Dienste, zum eigenen Vorteil zu nutzen und ein Rahmenwerk bereitzustellen, das Sie dabei unterstützt, eine serviceorientierte Architektur (SOA) voranzubringen, um eine optimale Interoperabilität sicherzustellen
  • Die Lösung leicht zu konfigurieren, so dass diese Ihren individuellen prozessbezogenen Anforderungen gerecht wird.

Zusätzlich zu den vorstehend aufgeführten essenziellen Eigenschaften bieten die besten BPM-Suiten auch erweiterte Eigenschaften. Während Sie abwägen müssen, welche dieser erweiterten Eigenschaften für Sie auf kurze Sicht am wichtigsten sind, müssen Sie gleichzeitig auch in Betracht ziehen, was Sie in Zukunft wirksam einsetzen möchten. Diese erweiterten Fähigkeiten bieten Ihnen das Potenzial, anderer Unternehmen auszustechen, indem Sie die Prozessoptimierung auf eine ganz neue Stufe bringen – und sich dadurch von Ihrer Konkurrenz absetzen. Zu den wichtigen erweiterten Eigenschaften, die in einer BPM-Suite zu bewerten sind, gehören:

  • Erweiterte Eigenschaften in Bezug auf die Berichterstattung und Business Intelligence, die es Ihnen ermöglichen, sowohl in Echtzeit als auch historische Daten zu analysieren und sich terminierte Leistung anzusehen. Diese Fähigkeit sollte ein integraler Bestandteil der BPM-Suite sein, die mitlaufende Prozessdatenbank wirksam einsetzen, so dass Sie in der Lage sind, Ihre Entscheidungen auf tatsächlichen, topaktuellen Informationen treffen zu können;
  • Ein erweitertes Business Rules Management ist ferner wichtig, wenn Sie einen großen Umfang an Regelwerken verwalten und erhalten müssen und diese in verschiedene Prozesse mit einfließen lassen oder wenn Sie es dem System ermöglichen möchten, verschiedene Prozessflüsse basierend auf bestimmten Bedingungen zu analysieren und automatisch vorzunehmen. Dadurch können Sie beträchtliche Teile des Prozesses automatisieren, den Einfluss von Änderungen der Richtlinien minimieren, während gleichzeitig eine konsistente Umsetzung der Richtlinien im Unternehmen und über alle Prozesse hinweg sichergestellt ist;
  • Eine verbesserte Modellierung und Simulation ermöglicht es Ihnen, einen Prozess nicht nur grafisch darzustellen, sondern auch die Einflüsse der Veränderungen auf einen Prozess zu simulieren, um seine Wirkung auf verschiedene Variablen, einschließlich Kosten, Rentabilität, Ressourcenauslastung, Durchlaufgeschwindigkeit und andere, entscheidende Geschäftsziele, zu bewerten. Die Modellierungs- und Simulationsumgebung muss mit dem Rest der BPM-Suite verbunden sein, um zu gewährleisten, dass Sie mit exakten Live-Prozessdaten arbeiten, und um sicherzustellen, dass Prozessänderungen schnell von der Simulations- in die Ausführungsumgebung umgesetzt werden können. Statistische Analysemodelle, wie zum Beispiel Six Sigma, sollten verfügbar sein und in der Simulationsumgebung angewandt werden. Umfassende Funktionen in diesem Bereich sind für die Prozessoptimierung entscheidend;
  • Verbesserte Integrations- und Legacy-Kontrolleigenschaften sind für Unternehmen mit einer großen Anzahl an systembasierten Prozessen oder einer extrem heterogenen IT-Umgebung besonders wichtig. Erweiterte Integrationsfähigkeiten unterstützen nicht nur die Punkt-zu-Punkt-Kommunikation, sondern ermöglichen es auch der BPM-Suite, Prozesse die auf andere Systeme angewandt werden, zu verwalten und zu kontrollieren, so dass die BPM-Suite das führende Tool des gesamten Prozesses bleibt. Neben der erhöhten Kontrolle und Sichtbarkeit wird es Ihnen zudem ermöglicht, die Leistung von Legacy-Anwendungen zu analysieren und zu verbessern. Wenn Sie sich auf Mainframe-Systeme verlassen, sollten Sie nach Eigenschaften suchen, mit denen Sie auf diese Anwendungen innerhalb der Prozesse, die auf der BPM-Suite laufen, leicht zugreifen und diese verwalten können.

Während viele dieser erweiterten Eigenschaften als unabhängige Anwendungen von einer Vielzahl von Anbietern angeboten werden, können Sie die Vorteile einer schnelleren Umsetzung, einer einzelnen Schnittstelle, eines einzelnen Hersteller-Supports und geringerer Gesamtanschaffungskosten nur in Verbindung mit einer BPM-Suite nutzen. Wenn Sie eine oder mehrere dieser Technologien bereits besitzen, verfügen die besten BPM-Suite-Anbieter über einen Mechanismus, der eine schnelle Verbindung mit den bestehenden Anwendungen herstellt, oftmals durch einen mitgelieferten Konnektor.

Zuletzt sollten Sie auch verstehen, wie BPM mit anderen funktionellen Bereichen interagiert, wie zum Beispiel Dokumentenmanagement, Business Performance Management und der Überwachung der Geschäftsaktivitäten. Ein solches Verstehen ist während des Auswahlverfahrens entscheidend, da es Ihnen dabei hilft, die Robustheit verschiedener Lösungen zu bewerten. Legen Sie fest, wie wichtig es ist, dass Sie diese Bereiche in die Gesamtlösung integrieren.

Schritt 3: Dokumentieren Sie Ihre Anforderungen und wägen Sie Ihre Prioritäten ab

Nachdem Sie die essenziellen Punkte von BPM und die erweiterten BPM-Eigenschaften, die in einer BPM-Suite verfügbar sind, verstanden haben, sollten Sie dokumentieren, was für Sie am wichtigsten ist, und ein Dokument mit den wichtigsten Anforderungen erstellen, um den Bewertungsprozess voranzubringen.

Diese Dokument sollte sowohl die Anforderungen in Bezug auf die funktionelle als auch auf die unternehmensbezogene Entwicklung enthalten, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht nur auf das Produkt konzentrieren, sondern auch auf den Anbieter, der Sie unterstützen wird. Zusätzlich zu diesem Wissen, welche Punkte für Sie wichtig sind, sollten Sie auch skizzieren, was unwichtig ist. Dies wird als Erinnerung für das Bewertungsteam dienen, damit dieses sich nicht von "coolen" aber unnötigen Produkteigenschaften und umfangreichen Verkaufsargumenten ablenken lässt.

Während Ihrer Bewertung sollten Sie stets auf das Wesentliche konzentrieren.

Schritt 4: Erstellen Sie eine engere Auswahlliste an Anbietern

Der erste Schritt bei der Erstellung einer engeren Auswahlliste an Anbietern ist es, die Optionen zu verringern, indem Sie die Hersteller, die keine BPM-Suite anbieten, streichen.

Viele Anbieter vermarkten Produkte unter dem Deckmantel "BPM", aber nur ein paar von ihnen bieten tatsächlich Produkte an, die Ihnen die Tiefe gewähren, die Sie für die Umsetzung eines echten, effektiven, den vollen Lebenszyklus abdeckenden Prozessmanagements in Ihrem gesamten Unternehmen benötigen. So enthalten die Angebote von Content Management und Middleware-Anbietern vielleicht Arbeitsabläufe; dabei handelt es sich jedoch um keine echten BPM-Unternehmen und diese Anbieter werden nicht in der Lage sein, Ihnen eine umfassende und bewährte BPM-Suite zu verkaufen.

Sobald Sie das Feld auf jene Hersteller reduziert haben, die sich auf BPM spezialisiert haben, können Sie Ihre Auswahl noch weiter verringern, indem Sie die Marktposition, die Leistung, die Erfahrung und die Vision des Unternehmens beurteilen. Wie lassen sich diese etablierten Anbieter identifizieren?

Halten Sie Ausschau nach Unternehmen, die schon eine Weile in dem Geschäftsbereich tätig sind, einen starken Kundenstamm haben und in den Analystenberichten der Branche, die von den führenden Unternehmen wie Gartner, Forrester und Butler veröffentlicht werden, gut abschneiden. Zusätzlich zu einer etablierten Führungsposition ist ein weiterer wichtiger Punkt der Erfolg des Unternehmens. In der heutigen Marktumgebung ist der Unternehmenserfolg ein wichtiges Kriterium für Investitionen. Die wichtigsten Anhaltspunkte sollten ein erfahrenes Managementteam, ein fortlaufendes Quartalswachstum, eine stetige Rentabilität, Kundenakquisitionsrate, strategische Partnerschaften und die Gesamtstrategie sein.

Wichtig ist ein Anbieter, der über einen etablierten, erfolgreichen Kundenstamm verfügt, der Wachstum verzeichnet und den Markt auch weiterhin dominiert. Wenn für Sie internationale und multinationale Operationen wichtig sind, sollten Sie nach einem Hersteller Ausschau halten, der über eine breite geografische Reichweite verfügt und in den von Ihnen bevorzugten Regionen vertreten ist. In Bezug auf das Produkt sollten Sie eine klare Richtung von Seiten des Anbieters in Bezug auf die Aufrechterhaltung der Spitzentechnologie erkennen können. Bereiche, die beachtet werden sollten, sind die Ausgereiftheit des Produkts, die Stärke des Produktplans sowie die Verpflichtung des Anbieters in Bezug auf die BPM-Software-Güte und Innovation. 

Zuletzt sollten Sie zumindest die Kundenreferenzen und Ergebnisse überprüfen. Sehen Sie sich dokumentierte Fallstudien und öffentlich zugängliche Aussagen von Kunden an – wenn ein Kunde bereit und willig ist, die Ergebnisse öffentlich zu machen, stehen die Chancen gut, dass die entsprechende Lösung die Erwartungen nicht nur erfüllte sondern diese sogar übertroffen hat.

Schritt 5: Beurteilen Sie die Anbieter und führen Sie Fallstudien durch

Bei der Durchführung von Anbieterbeurteilungen sollten Sie sich stets Ihre Anforderungen vor Augen halten, um sicherzustellen, dass Sie sich auf die Eigenschaften und Kriterien konzentrieren, die für Ihr Geschäft am wichtigsten sind. Darüber hinaus sollten Sie sowohl das Unternehmen, als auch das Produkt bewerten – Kriterien wie der Unternehmenserfolg, die Rentabilität, die Kundenzufriedenheit und der Umfang der Schulungs- und Dienstleistungsangebote sind ebenso wichtig wie das Produkt selbst, wenn es darum geht, die langfristige Lebensdauer Ihrer Investition sicherzustellen. Analysten sind oft zuverlässige Quellen für unabhängige Informationen und Meinungen in Bezug auf Anbieteroptionen; wenn Sie diese Dienstleistungen also nutzen, stellen Sie sicher, dass Sie diese während Ihrer Analyse wirksam einsetzen. Sie sollten an diesem Punkt auch direkt mit den Kunden eines Anbieters sprechen, um aus erster Hand zu erfahren, was Sie sich während der Projektdauer erwarten können. Kundenreferenzen bewerten die Stabilität des Produkts sowie die Hilfsbereitschaft des Anbieters und seiner Angestellten.

Zuletzt sollten Sie auch nicht davor zurückscheuen, bereits zu einem frühen Zeitpunkt in Ihrem Beurteilungsprozess von den Anbietern eine Machbarkeitsstudie zu verlangen. Dies hilft Ihnen dabei, eine Entscheidung zu beschleunigen, es gibt Ihnen mehr Sicherheit in Bezug auf die Fähigkeiten des Anbieters, Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, und vermittelt Ihnen zudem ein Gefühl für das Kaliber der Dienstleistungen und des Supports, die/den Sie auf lange Sicht erhalten werden. Immerhin wird eine verzögerte Entscheidung oder die Auswahl einer unzureichenden Lösung nicht nur Ihre Fähigkeit behindern, unmittelbare Ergebnisse zu verzeichnen, sondern auch zur Folge haben, dass sich die Konkurrenz von Ihnen absetzt.