Definition und Vorteile der E-Akte
Was ist eine E-Akte?
Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedlichste Informationsobjekte so miteinander zu verknüpfen, dass der Anwender durch die Aktenanwendung eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen erhält.
Aufgrund der Wiedererkennung und intuitiven Bedienbarkeit gleichen digitale Akten hinsichtlich Strukturmerkmalen und optischer Erscheinung meist physischen Akten. So finden sich auch in elektronischen Akten oftmals typische Aktendeckblätter, Laschen und Register. Anbieter von ECM- oder Dokumenten-Management-Systemen (DMS) wie Circle Unlimited, Docuware, IBM, Opentext, Saperion und SER bieten elektronische Aktenlösungen als Teil ihres Gesamtportfolios an. Im ECM-Segment haben sich auffallend viele deutsche Anbieter etabliert, zu denen auch Easy Software, Optimal Systems, Wewebu und Windream zählen.
1. Vorteil: E-Akten sind immer und überall verfügbar
Mit der elektronischen Akte sind Informationen immer strukturiert, leicht auffindbar, und der Kenntnisstand ist bei allen Beteiligten einheitlich. Außerdem kann in der Regel von überall auf die Akten zugegriffen werden.
2. Vorteill: Elektronische Akten sparen Platz
Die digitale Archvierung von Akten hilft vielen Unternehmen auch Platz zu sparen und ist damit ein Auslöser für die Abschaffung von Papierarchiven.
3. Vorteil: E-Akten lösen Compliance-Probleme
Die Revisionssicherheit ist ein weiterer wichtiger Treiber für die Einführung von elektronischen Akten. Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten einhalten und Vertraulichkeit gewährleisten. Sind die Fristen und Zugriffsberechtigungen zuverlässig elektronisch geregelt, hat der Unternehmer gegenüber dem Gesetzgeber seine Pflicht erfüllt.
4. Vorteil: Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Viele Unternehmen scheuen die Einführung der elektronischen Aktenverwaltung, weil sie die Manipulation der Daten durch Hackerangriffe oder auch staatliche Kontrolle fürchten. Die Sicherheit von elektronischen Akten ist aber keinesfalls geringer als von Akten in Papierform. Arbeitszeugnisse sind auf dem Papier beispielsweise leichter zu manipulieren als im Dateiformat.
Anwender rechtzeitig ins Boot holen
Wichtig bei der Umsetzung von Projekten zur elektronischen Akte ist, dass die Unternehmen die Anwender hinter sich haben. Um Schwierigkeiten bereits im Vorfeld zu vermeiden, ist es ratsam, den Datenschutzbeauftragten, die IT und den Betriebsrat ins Boot zu holen und die Anwender zu informieren sowie zu schulen.